ある日社長から「印鑑をデータ化してほしい」の一言からは始まりました。
記録としてブログに書きました。
印鑑をデータ化って
- 印鑑をイチから作るってこと？
- 結構難しいんじゃないの？
- それって初めての人でも作れるの？
と思うかもしれませんがどなたでも作ることが出来ます。
印鑑をイチから作るのではなく既に持っている印鑑をデータにします。
この方法を知っているのと知らないのでは作業時間に違いが出ます。
知っている
- 資料のフォーマットを開く
- データ化した印鑑をファイルで呼び出す
- PDFにしてメールで送付
知らない
- 資料のフォーマット開く
- 印刷をする
- 印鑑を押す
- スキャンしてメールで送付
手順が一つ減るだけに見えますが印刷からスキャンまでの作業って時間を取られがちです。
じゃあ実際にどうやって印鑑をデータ化するのかというと手順はこんな感じ
- 既にある印鑑をスマホで撮影して
- パソコンに送って編集をする
- 保存
また印鑑以外に最初に準備するものがあります。
- スマホ
- Microsoftのアプリ（無料）
- WordかExcel
これさえあれば作ることが出来ます。
それではいってみよー
印鑑を写真撮ってパソコンに転送する
データ化したい印鑑をスマホで撮影します。
ここで注意していただきたいのが
これだけは気をつけて下さい。
①写真撮る前にMicrosoftのアプリをインストール
ここでのやり方はスマホ使って写真を撮りますが使用するアプリは
使用するアプリはモバイルスキャナーができるMicrosoft Lens: PDF Scannerを使います。
スキャナープリンターを持っていなくてもこのアプリがあると便利です。
撮影する感覚で書類をスキャン出来きちゃう無料で使えるアプリです。
Microsoft Lens: PDF Scanner
ダウンロード後はアプリを立ち上げます。
①撮影モードを【ホワイトボード】にします
②写真撮ります
③撮ったらこんな感じでくらくても大丈夫です
④【確認】ボタンを押します。（取り直しはキャンセルを押して下さい）
⑤ここで勝手に明るくなってくれます
左下が影のよう見えますが印鑑に影がかかっていなければ問題ありません。
⑥【完了】を押します
⑦写真をスマホへ保存します
次は保存した写真をパソコンへ転送します
②写真をパソコンへ転送します
パソコンに画像を送ることができれば以下以外の方法でもOKです。
- LINEで送る
- メールで送る
私はLINEで送りました。
送った画像をパソコンに保存をしたら次にいってみよー
パソコンでデータ化する
パソコンに写真を送ったら次の作業に入ります。
データ化するためには
- Word
- Excel
のどちらかを使用します。
どちらでもできますが今回はWordを使用して解説します。
Excelを使用した解説はまた別の機会に記事にします。
Wordで作る方法
次にWordをダブルクリックで立ち上げて写真で撮った印鑑をデータ化する作業に入ります。
ちなみに画像付きで紹介しているWordのバージョンは2016です。
①【挿入】をクリック
②【画像】をクリック
③【このデバイス…（D)】をクリックして先程の写真を選択します
そうするとこのように写真が貼り付けられます。
サイズを調整します
④写真の上にマウスカーソルをあわせて【右クリック】します
⑤【トリミング】をクリックしてサイズを調整します
⑥四隅に「」が出てきますのでマウスを使用して画像のよう中心へもっていきます。
このときにすコクヨハクを残します。
⑦調整後はOKボタンなど無いため写真の外側をクリックして確定させます。
印鑑の周りの色を透明にしていきます
⑧【図の形式】をクリック
※出てこなければ一度写真をクリックすると【図の形式】が選択できるようになります
⑨【色】をクリック
⑩【透明色を指定】をクリック
⑪印鑑周りの部分をクリックすると次の画像のように透明になります
印鑑を画像として保存する作業をします
⑫印鑑の上でマウスを一度クリックして【右クリック】から【切り取り】をクリック
⑬切り取ったのでWord上から一旦いなくなりますがその状態でもう一度【右クリック】して「貼り付けのオプション」にあるアイコン【図】をクリックします
⑭右クリックして【図として保存】をして作業は終了です。
保存するタイトルや保存先は自分のわかるところへ
これで印鑑をデータ化することが出来ました。
実際に使ってみよう
先程の作業で印鑑をデータ化することができましたので次は実際に使用してみようと思います。
次の領収書の書式へ実際に印鑑データを使ってみます。
①【挿入】をクリック
②【画像】をクリックして自分が保存した印鑑データを選択して呼び出します。
印鑑を出したら書式が崩れてしまってこのままだと印鑑を動かすことができません。
次の設定で直せますので大丈夫です。
③右クリックして【図】をクリックします
④【レイアウト】クリック
⑤【前面】クリック
⑥【OK】ボタンを押す
印鑑を動かしたりサイズが調整出来ます。用紙内にある「印」の上まで動かします。
おまけ①：WordをPDFにする
WordをPDFにするやり方を紹介します。
キーボードショートカット：F12（ファイルの保存）を押す
- ファイル名：自分がわかるようにファイルのタイトルをつけてください
- ファイルの種類：【PDF（*.PDF）】←これを変える
【OK】ボタンを押すとPDFへ出力されます。
このとき開いたままのWordは上書き保存をして閉じてください。
PDFにすることで他人に書類の中身を書き換えられることがありませんので作成した書類はPDFにすることをおすすめします。
さいごに
正しくはスキャンした印鑑を画像にしてみたが正解ですが画像と言ってもピンと来なかったので印鑑をデータ化するという言葉に置き換えさせていただきました。
その後社長からは手間が減ったと喜んでいました。
報酬はアイスだそうです。
アイスじゃなくて給料上げてほしいところです笑
まぁ喜んでくれたので良かったです。
最後までお読みいただきましてありがとうございます！
おわに！
